La posta elettronica è un modo rapido, facile e conveniente per collegare istantaneamente con persone di tutto il mondo. Per garantire ai nostri messaggi non confondere o alienare gli altri, è importante la pratica di base all'etichetta e-mail. Qui sono dodici regole semplici e-mail per essere sempre attivi e assicurarsi che ogni comunicato è chiaro, lucido e professionale.
Regola # 1 - Siate concisi. Seguire la regola KISS (mantenerlo breve e dolce). Arrivare al punto in modo chiaro. Tenere punti breve - tre o quattro frasi al massimo. Se si trova è necessario inviare una e-mail che è più lunga di un paio di paragrafi brevi, modificare il messaggio o considerare rispondi al telefono o una visita personale invece.
Regola # 2 - guarda le tue parole. Prima di inviare e-mail, controllare il tuo messaggio. Chiedetevi: "Qual è il mio scopo per l'invio di questa e-mail?" La rabbia, l'entusiasmo e ansia sono tutte emozioni che possono scatenare un prurito solo una risposta immediata riscaldato possono graffiare. Sempre consapevolmente scegliere le vostre parole e in modo che ogni essere comunicato in modo accurato e che esprime chiaramente il messaggio. Fate attenzione a quello che dici e come lo dici, perché le tue parole possono ritorcersi contro di voi. Le parole, soprattutto la parola scritta, possa vivere ed essere ricordato per sempre. Non dire qualcosa nella foga del momento che non si può tornare indietro.
Regola # 3 - Seguire un formato. Ogni corrispondenza si invia è un riflesso di voi e la vostra organizzazione. Quindi, come minimo, ogni e-mail deve to hanno questi elementi - un saluto, un saltata la linea prima e dopo ogni paragrafo, una chiusura o chiamare per azione e una firma (che si identifica e fornisce ways alternate a contatto con voi) .
Regola # 4 - Controllo ortografico. Mentre il controllo ortografico accurato possibile verificare la presenza di errori ortografici, non si riconoscono tutti gli errori. Prima di premere il pulsante di invio, controllare ogni e-mail per l'ortografia, punteggiatura e la grammatica. Una e-mail piene di errori ripetuti non solo è difficile da leggere e capire, ma mette alla prova la pazienza del destinatario, il quale può decidere vostro messaggio non ha alcun valore e semplicemente non vale la pena leggere.
Regola # 5 - Inviare messaggi di posta in uscita prima. Disattivare la "auto" in funzione di inviare il vostro software di posta elettronica e, invece, i messaggi inviati al "Posta in uscita" per primo. Questo vi dà una seconda possibilità di rivedere la tua e-mail per contenuti e intenti. Se la tua e-mail è una risposta, sarà ora in grado di rileggere il messaggio originale per essere sicuri di non fraintendere il messaggio. In caso di dubbio, chiedere chiarimenti prima di rispondere.
Come regola generale, sempre aspettare almeno 24 ore prima di rispondere a una riscaldata e-mail. Questo è spesso abbastanza tempo per rilassarsi e pensare con chiarezza. Rileggete il messaggio e chiedetevi se avete mal interpretato l'e-mail. Se è così, almeno ora si può premere "cancella" invece di "inviare". Ricordarsi di comunicare sempre con integrità e rispetto.
Regola # 6 - Evitare di scrivere in maiuscolo. Testo scritto in maiuscolo è difficile per gli occhi ed è difficile da leggere. Ancora più importante, tutti i tappi in un SCREAMS e-mail al lettore. Meglio scrivere in caratteri maiuscoli e minuscoli. Se avete bisogno di attirare l'attenzione su una parola, si consideri l'utilizzo in grassetto o in corsivo per l'enfasi.
Regola # 7 - Rispondi a tutti con parsimonia. Quando si risponde a una massa di e-mail (un messaggio inviato a più destinatari), determinare se tutti i contatti presenti bisogno di ricevere la vostra risposta. Se una risposta al mittente è solo sufficiente e adeguata, ha colpito la "risposta" contro il "rispondi a tutti" per ridurre le mail multiple e inutili.
Regola # 8 - corrente Stay. Proprio come la posta vocale, assicuratevi di mantenere il vostro messaggio di risposta automatica up-to-date. Un antiquato di risposta automatica è così male come voice mail datata - informazione che non serve.
Regola # 9 - Ufficio e-mail non è mai personale. A meno che non si è proprietari della società , tutte le e-mail inviata tramite il computer dell'ufficio è di proprietà del datore di lavoro ed è soggetto alla loro competenza. Non esiste una cosa come la posta elettronica personale sul lavoro. Siate consapevoli e guardare quello che dici perché ogni messaggio che rappresenta e l'organizzazione.
Regola # 10 - Stay organizzata. Il tentativo di salvare ogni e-mail crea disordine. Prendi l'abitudine di salvare solo necessario e-mail e scartando il resto. Accertarsi di eliminare i messaggi dalla tua casella di posta, eliminati e le finestre di messaggio inviato. In questo modo ridurre il disordine e libera lo spazio necessario computer. Rivedere periodicamente in modo da non sentirsi sopraffatto alla vista del mese 'o in beni anni' dei messaggi. Se la tua casella è piena in questo momento, si impegnano a rivedere almeno 15 messaggi da ogni finestra di ogni giorno fino a quando non sono tutti coinvolti. Inoltre, assicurarsi di eseguire regolarmente il backup di tutte le caselle di posta, per ogni evenienza.
Regola # 11 - Risposta e-mail. Non posso dirvi quante volte ho mandato una e-mail di richiesta informazioni specifiche solo di ricevere una risposta con la metà , se del caso, delle mie domande. Questo prevede ora l'invio di un secondo messaggio per ottenere le risposte necessarie. Quando si risponde ad un messaggio e-mail con domande a risposta multipla, digitare la risposta, proprio accanto alle domande con un carattere di colore diverso rispetto al messaggio originale. Ciò dimostra chiaramente la sua risposta e consente al lettore di match facilmente la risposta ad una domanda e assicura di avere risposto a tutte le domande del mittente.
Regola # 12 - Siate pazienti. Con la proliferazione di messaggi di testo, PDA e Blackberry, molte persone di inviare una e-mail e si aspettano uno per la risposta spot ai momenti di un messaggio inviato. E 'ragionevole aspettarsi che gli altri a mollare tutto per soddisfare immediatamente ogni vostro capriccio. Quando si invia un e-mail, di essere paziente e consentire un ragionevole lasso di tempo per passare prima che ci si aspetta una risposta.
La posta elettronica può aprire le porte per voi da tutto il mondo. Applicare queste regole dodici semplice e-mail e messaggi saranno chiari, concisi, e sempre connesso.
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