Gli errori Top Twelve di posta elettronica che può sabotare la vostra carriera

Si ritorna al suo ufficio da un incontro pomeridiano e decidere di controllare la posta elettronica. Ti chiedi dove la giornata è andato dopo ore e ore il download dei messaggi, la lettura di alcuni, l'eliminazione di altri, lavorazione e deposito di quelle risposte che si desidera lavorare in un secondo momento. Il tuo indirizzo e-mail scatola era piena quando si arrivò al lavoro questa mattina e domani promette di essere differente.

Che cosa è questa esplosione e-mail? C'è stato un momento in cui il mondo intero ha deciso di utilizzare Internet come strumento di comunicazione aziendale di scelta? Ci sono delle regole per la gestione di questi messaggi e di essere un utente professionale e cortese di posta elettronica? Ci sono, ma non tutti hanno ottenuto la parola.

Il tuo indirizzo e-mail è tanto una parte della vostra immagine professionale, come gli abiti che indossate, le lettere postali si scrive (ammesso che ancora lo fanno), il saluto sulla tua segreteria telefonica e la stretta di mano che offrite. Se volete fare colpo su tutti i fronti e di costruire rapporti d'affari positivo, prestare attenzione al tuo indirizzo e-mail e di stare lontano dai questi errori top dodici e-mail:

1. Omettendo la riga dell'oggetto. Siamo così passato il tempo in cui non ci rendevamo conto il significato della riga dell'oggetto. Non ha senso per inviare un messaggio che dice "non soggetto", e sembra essere per nulla. Data l'enorme volume di e-mail che ogni persona riceve, l'intestazione del soggetto è essenziale se si desidera che il messaggio letto in qualunque momento presto. L'oggetto è diventato il gancio.

2. Non fare la linea dell'oggetto significativo. L'intestazione deve essere pertinente al tuo messaggio, non solo "Hi" o "Ciao". Il destinatario sta per decidere l'ordine in cui legge e-mail in base a chi ha inviato e che cosa si tratta. Il tuo indirizzo e-mail avrà un sacco di concorrenza.

3. La mancata sostituzione l'intestazione per corrispondere con l'argomento. Ad esempio, se si sta scrivendo il vostro editore web, la vostra prima intestazione può essere "il contenuto del sito Web". Tuttavia, poiché il vostro sito si sviluppa e si inviano più informazioni, etichetta di ciascun messaggio per quello che è, "info contatto", "grafica", o "home page". Non limitatevi a colpire la "risposta" ogni volta. L'aggiunta di ulteriori dettagli per l'intestazione permetterà al destinatario di trovare un documento specifico nella sua cartella dei messaggi senza doverli cercare ogni inviato. Inizia un nuovo messaggio se si modifica il tema tutti insieme.

4. NON Personalizzazione del messaggio al destinatario. E-mail è informale ma richiede ancora un saluto. Inizia con "Caro Signor Broome", "Caro Jim", "Ciao Jim," o solo "Jim". La messa in nome della persona può rendere voi e la vostra e-mail sembrano freddi.

5. Senza contare per il tono. Quando si comunica con un'altra persona faccia a faccia, il 93% del messaggio è non verbale. E-mail non ha alcun linguaggio del corpo. Il lettore non può vedere il tuo viso o sentire il tuo tono di voce così ha scelto le parole con cura e pensieroso. Mettetevi al posto di un'altra persona e pensare a come le tue parole possono incontrare nel Cyberspazio.

6. Dimenticando per controllare ortografia e la grammatica. Nei primi giorni di e-mail, qualcuno ha creato l'idea che questa forma di comunicazione non doveva essere perfetto lettera. Sbagliato. Lo fa. Si tratta di una rappresentazione di te. Se non si verifica per essere sicuri e-mail è corretta, la gente questione del calibro di altri lavori che fate. capitalizzazione uso corretto e la punteggiatura, e controllare sempre l'ortografia. Ricordatevi che il vostro controllo ortografico prenderà le parole errate, ma non quelli abusato. Non si può dire se si voleva dire "da" o "forma", "per" o "vieni", "lui" o "il".

7. Scrivere il grande romanzo americano. E-mail è destinata a essere breve. Mantenete il vostro messaggio breve. Utilizzare solo alcuni paragrafi e un paio di frasi per paragrafo. La gente scremare le loro e-mail così una lunga missiva è sprecato. Se vi trovate a scrivere un messaggio troppo lungo, alzare il telefono o chiamare una riunione.

8. Inoltro di e-mail senza autorizzazione. La maggior parte ognuno è colpevole di questo, ma pensarci. Se il messaggio è stato inviato a voi e solo voi, perchè si prende la responsabilità di trasmetterla? Troppo spesso le informazioni riservate si è recato a livello mondiale a causa della mancanza di qualcuno di giudizio. A meno che non venga chiesto il permesso o richiesta, non trasmette nulla che è stato inviato proprio a te.

9. Pensando che nessun altro lo farà mai vedere TUA E-MAIL. Una volta che ha lasciato la vostra cassetta postale, non avete idea di dove la vostra e-mail andrà a finire. Non utilizzare Internet per inviare tutto ciò che non poteva sopportare di vedere su un cartellone sul vostro modo di lavorare il giorno successivo. Utilizzare altri mezzi per comunicare le informazioni personali o riservate.

10. Lasciando fuori la tua firma. Chiudere sempre il vostro nome, anche se è incluso al top della e-mail, e aggiungere informazioni di contatto come il tuo telefono, fax ed indirizzo. Il destinatario può decidere di chiamare per parlare o inviare ulteriori documenti che non può essere inviato per posta elettronica. Creazione di un blocco formale firma con tutti i dati è l'approccio più professionale.

11. Aspettano una risposta immediata. Non tutti sono seduti davanti al computer con e-mail attivata. La bellezza di comunicazione di Internet è che è conveniente. Non è una interruzione. Le persone possono controllare i loro messaggi quando gli conviene, non tu. Se la vostra comunicazione è così importante che avete bisogno di sentire indietro subito, usare il telefono.

12. Completando il "ALLA LINEA" FIRST. Il nome o l'indirizzo della persona a cui stai scrivendo è in realtà l'ultimo pezzo di informazioni che si deve entrare. Controllare attentamente su tutto il resto prima. La prova di grammatica, punteggiatura, ortografia e di chiarezza. Hai detto quello che c'era da dire? Come è stato il tuo "tono di voce"? Se tu fossi il meno po 'emotivo quando hai scritto l'e-mail, hai lasciato riposare per un periodo di tempo? Avete anche l'allegato che si voleva trasmettere? Se si digita il nome del destinatario primo, un semplice slittamento del dito può inviare un messaggio prima della sua 'tempo. Non si può mai tornare indietro.

E-mail rende tutto più semplice e veloce anche mettendo una forte impressione business e stabilire positive relazioni professionali. L'imprenditore che utilizza la tecnologia efficace ed appropriato vedranno i risultati di quello sforzo riflette nella linea di fondo.

(C) 2004, Lydia Ramsey. Tutti i diritti riservati in tutti i media.